Der Begleitschein weist die Entsorgung einer konkreten Abfallcharge nach. Nachweispflichtig sind gefährliche Abfälle nach § 50 KrWG in Verbindung mit § 2 NachwV, im Containergeschäft typischerweise asbesthaltige Baustoffe (AVV 17 06 05*), kohlenteerhaltiger Straßenaufbruch (17 03 01*) oder mit gefährlichen Stoffen belasteter Boden (17 05 03*). Für jede Abfallart ist ein eigener Begleitscheinsatz zu verwenden (§ 10 NachwV). Zu unterscheiden ist der Begleitschein vom Entsorgungsnachweis: Der Entsorgungsnachweis klärt vorab, ob der geplante Entsorgungsweg für diese Abfallart zulässig ist, der Begleitschein dokumentiert danach jede einzelne durchgeführte Charge. Im Papierverfahren besteht ein Satz aus sechs farbig gekennzeichneten Ausfertigungen; die Zahl verringert sich, wenn Erzeuger, Beförderer und Entsorger ganz oder teilweise dasselbe Unternehmen sind.
§ 11 NachwV legt die Reihenfolge fest. Der Abfallerzeuger füllt seinen Teil spätestens bei Übergabe aus, der Beförderer oder Einsammler spätestens bei Übernahme, der Betreiber einer Zwischenlager- oder Umschlagsanlage ebenfalls bei Übernahme, der Abfallentsorger unverzüglich nach Annahme der Abfälle. Im Papierverfahren erhält der Erzeuger bei Übernahme Ausfertigung 1 als Beleg für sein Register, nach der Annahme folgt Ausfertigung 5; der Entsorger übersendet die Behördenausfertigungen spätestens zehn Kalendertage nach Annahme. Im elektronischen Verfahren treten qualifizierte elektronische Signaturen an die Stelle der Unterschriften (§ 19 NachwV). Die ZKS-Abfall vergibt die Begleitscheinnummer und leitet den quittierten Beleg nach Abschluss der Entsorgung an die zuständigen Behörden weiter. Wird ein Begleitschein geändert oder ergänzt, ist er unverzüglich erneut an Behörden und übrige Beteiligte zu übermitteln (§ 11 Absatz 6 NachwV).
Nicht jede Fahrt mit gefährlichen Abfällen erzeugt einen Begleitschein. Erzeuger, bei denen jährlich insgesamt nicht mehr als zwei Tonnen gefährlicher Abfälle anfallen, gelten als Kleinmengenerzeuger und sind von der Nachweispflicht freigestellt (§ 2 Absatz 2 NachwV); für sie wird der Nachweis über einen Übernahmeschein geführt (§ 16 in Verbindung mit § 12 NachwV). Dieselbe Systematik greift in der Sammelentsorgung, bei der ein Einsammler auf einer Tour bei mehreren Erzeugern lädt. Ein Sammelentsorgungsnachweis ist zulässig, solange je Erzeuger und Anfallstelle 20 Tonnen je Abfallschlüssel und Kalenderjahr nicht überschritten werden (§ 9 NachwV). Übernahmescheine dürfen weiterhin auf den Formblättern der Anlage 1 geführt werden (§ 21 NachwV). Der Einsammler legt sie später zusammen mit seiner Ausfertigung des Begleitscheins ab. Für nicht gefährliche Abfälle entfällt der Begleitschein.
Nach der Quittung wandert der Begleitschein ins Register. Erzeuger, Beförderer, Einsammler und Entsorger stellen ihre Ausfertigung innerhalb von zehn Kalendertagen nach Erhalt chronologisch geordnet in das Register ein (§ 24 NachwV). Die Aufbewahrungsfrist beträgt drei Jahre, gerechnet ab dem Datum der Einstellung in das Register; der Zulassungsbescheid einer Anlage kann längere Fristen vorgeben (§ 25 NachwV). Wird der Nachweis elektronisch geführt, ist auch das Register elektronisch zu führen. Verstöße gegen Nachweis- und Registerpflichten sind Ordnungswidrigkeiten nach § 69 Absatz 2 KrWG und können mit einer Geldbuße bis zu 10.000 Euro geahndet werden (Stand: September 2026). Ein Begleitschein ohne Annahmequittung des Entsorgers bedeutet einen ungeklärten Verbleib der Charge.
Wer gefährliche Abfälle befördert, einsammelt oder annimmt, sollte eine Software daran messen, ob sie das eANV vollständig abbildet oder lediglich eine Exportdatei für ein separates Nachweisprogramm erzeugt. Zu klären ist, über welchen Provider oder welches Postfach die Anbindung an die ZKS-Abfall läuft, ob diese Kosten im Lizenzpreis enthalten sind und ob die qualifizierte elektronische Signatur direkt im System ausgelöst werden kann, mit Signaturkarte oder Fernsignatur und mit Vertretungsregelung für mehrere Personen. Zu prüfen sind außerdem: automatische Zuordnung der Begleitscheinnummer zu Auftrag, Container und Fahrzeug; Übernahme der Wiegedaten in die Mengenangabe statt Doppelerfassung; Quittierung durch den Fahrer auf dem Mobilgerät; eine Rücklaufkontrolle, die offene Begleitscheine ohne Annahmequittung sichtbar macht; sowie eine Registerführung, die Zehn-Tage-Frist und Dreijahresarchiv ohne manuelles Nacharbeiten einhält. Ebenfalls abfragen: Abgleich der Restmengen gegen den Entsorgungsnachweis, Unterstützung von Übernahmeschein und Sammelentsorgung, Behördenexport des Registers und ein dokumentierter Ersatzweg bei Störung des Kommunikationssystems (§ 22 NachwV).
Grundlage sind der Wortlaut von KrWG und Nachweisverordnung (NachwV) in der auf gesetze-im-internet.de veröffentlichten Fassung sowie Verfahrenshinweise der ZKS-Abfall und der Landesumweltbehörden; geprüft im September 2026. Der Beitrag ersetzt keine rechtliche Prüfung im Einzelfall.