Die Definition steht in § 56 Abs. 2 KrWG, die inhaltlichen Anforderungen in der Entsorgungsfachbetriebeverordnung (EfbV), die in ihrer aktuellen Fassung seit dem 1. Juni 2017 gilt. Eine allgemeine gesetzliche Pflicht, sich zertifizieren zu lassen, besteht nicht. Der Betrieb entscheidet selbst, ob er einen Überwachungsvertrag mit einer technischen Überwachungsorganisation schließt oder einer anerkannten Entsorgergemeinschaft beitritt. Zertifiziert wird immer ein konkreter Zuschnitt: Das Zertifikat bezeichnet die zertifizierten Tätigkeiten bezogen auf Standorte, Anlagen und Abfallarten (§ 56 Abs. 3 Satz 2 KrWG). Nach § 24 Abs. 2 EfbV kann die Zertifizierung auf bestimmte Abfallarten, Tätigkeiten oder Standorte beschränkt werden. Ein Containerdienst ohne eigene Behandlungsanlage kann also allein für das Sammeln und Befördern zertifiziert sein, ein Betrieb mit Umschlagplatz zusätzlich für Lagern und Behandeln.
Die EfbV verlangt eine dokumentierte Betriebsorganisation mit Funktionsbeschreibungen, Organisationsplänen und schriftlichen oder elektronischen Arbeitsanweisungen (§ 3). Für jeden zu zertifizierenden Standort ist mindestens eine für Leitung und Beaufsichtigung verantwortliche Person zu bestellen, die Personalstärke wird über einen Einsatzplan nachgewiesen, der Urlaub, Krankheit und Fortbildung einkalkuliert (§ 4). Diese Personen brauchen Fachkunde: eine einschlägige Berufsausbildung, Meisterqualifikation oder ein Studium, zwei Jahre einschlägige Praxis und die Teilnahme an einem behördlich anerkannten Lehrgang; die Fortbildung ist mindestens alle zwei Jahre zu wiederholen (§ 9). Das übrige Personal wird nach einem schriftlichen Einarbeitungsplan eingearbeitet (§ 10). Hinzu kommen Versicherungsschutz nach betrieblicher Risikoabschätzung (§ 6) und ein Betriebstagebuch je Standort (§ 5).
Das Betriebstagebuch nach § 5 EfbV erfasst Art, Menge, Herkunft und Verbleib der Abfälle samt Leistungsdokumentation, besondere Vorkommnisse und Betriebsstörungen, Abweichungen der angelieferten Abfälle von den Angaben des Erzeugers oder Besitzers, die jeweils beauftragte Person sowie bei Anlagen die Ergebnisse der Eigen- und Fremdkontrollen. Es darf elektronisch geführt werden, muss dokumentensicher und vor unbefugtem Zugriff geschützt sein, jederzeit am Standort einsehbar bleiben und fünf Jahre aufbewahrt werden; die genannten personenbezogenen Daten sind danach zu löschen. Geprüft wird mindestens jährlich, mit Vor-Ort-Termin an jedem zertifizierten Standort und einem System zusätzlicher unangekündigter Termine (§ 22 EfbV). Erteilte Zertifikate landen im bundesweiten Entsorgungsfachbetrieberegister, das öffentlich zugänglich ist (§ 28 EfbV).
Der Status bringt zwei Erleichterungen. Erstens entfällt die Erlaubnispflicht für das Sammeln, Befördern, Handeln und Makeln gefährlicher Abfälle, soweit der Betrieb für genau diese Tätigkeit zertifiziert ist (§ 54 Abs. 3 Nr. 2 KrWG); die Anzeige nach § 53 KrWG bleibt davon unberührt. Zweitens entfallen im Nachweisverfahren für zertifizierte Anlagenbetreiber die Eingangsbestätigung und die behördliche Bestätigung des Entsorgungsnachweises, das sogenannte privilegierte Verfahren (§ 7 Abs. 1 Nr. 1 NachwV). Das gilt nur, solange der zuständigen Behörde ein gültiges Überwachungszertifikat mit den passenden Abfallschlüsseln vorliegt (§ 7 Abs. 2 NachwV). Grenzen: Das Zertifikat ersetzt keine Anlagengenehmigung, deren Vorliegen § 7 Abs. 1 EfbV gerade voraussetzt. Auch die Verantwortung für beauftragte Subunternehmer bleibt beim beauftragenden Betrieb (§ 7 Abs. 2 EfbV).
Für Betriebe mit Efb-Zertifikat sind fünf Punkte zu prüfen. Erstens ein Betriebstagebuch je Standort, das die Inhalte des § 5 EfbV abbildet, also auch Betriebsstörungen, Abweichungen zwischen Deklaration und tatsächlicher Anlieferung sowie die jeweils beauftragte Person und den beauftragten Subunternehmer, und das die dokumentierte Richtigkeitsprüfung durch die Leitungsperson festhält. Zweitens Schreibschutz und Zugriffsrechte, damit Einträge nachträglich nachvollziehbar bleiben, verbunden mit einer Löschfunktion für die personenbezogenen Angaben nach fünf Jahren. Drittens eine Stammdatenpflege, die Tätigkeiten, Standorte und Abfallschlüssel genau so führt, wie sie im Zertifikat stehen, samt Warnung, wenn ein Auftrag außerhalb dieses Umfangs angelegt wird. Viertens die Anbindung an das elektronische Nachweisverfahren für gefährliche Abfälle, weil Entsorgungsnachweise und Begleitscheine ohnehin geführt werden müssen. Fünftens ein Fristenmonitor für Zertifikatslaufzeit, jährliche Überprüfung, Fortbildungsintervalle der Leitungspersonen und Versicherungsnachweise, dazu ein Export, der dem Sachverständigen vor dem Vor-Ort-Termin eine geschlossene Dokumentation liefert.
Grundlage sind der Wortlaut von §§ 53, 54 und 56 KrWG, der Entsorgungsfachbetriebeverordnung (EfbV, Fassung vom 2. Dezember 2016, in Kraft seit 1. Juni 2017) und § 7 NachwV, jeweils abgerufen über gesetze-im-internet.de; Stand: September 2026, ersetzt keine rechtliche Prüfung im Einzelfall.