Nachweispflichtig sind Erzeuger, Beförderer und Entsorger gefährlicher Abfälle (§ 2 Abs. 1 NachwV). Für diese Nachweise schreibt § 17 Abs. 1 NachwV die elektronische Form zwingend vor. Verbindlich ist das Verfahren seit dem 1. April 2010; die Übergangsfrist, in der noch handschriftlich unterschrieben werden durfte, endete am 31. Januar 2011. Von der Nachweispflicht ausgenommen sind Abfallerzeuger, bei denen jährlich höchstens zwei Tonnen gefährlicher Abfälle anfallen (§ 2 Abs. 2 NachwV, sogenannte Kleinmengen). Die Ausnahme entlastet allein den Erzeuger. Ein Containerdienst, der solche Kleinmengen einsammelt, dokumentiert die Übernahme weiterhin über einen Übernahmeschein (§ 16 in Verbindung mit § 12 NachwV). Für nicht gefährliche Abfälle besteht keine Nachweispflicht, die zuständige Behörde kann sie nach § 51 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 KrWG jedoch anordnen.
Der Entsorgungsnachweis klärt vorab, ob eine bestimmte Abfallart in einer bestimmten Anlage entsorgt werden darf. Erzeuger und Entsorger geben ihre Erklärungen ab, die zuständige Behörde entscheidet innerhalb von 30 Kalendertagen nach Eingang; bleibt die Entscheidung aus, gilt die Bestätigung als erteilt (§ 5 Abs. 5 NachwV). Ein bestätigter Entsorgungsnachweis gilt höchstens fünf Jahre (§ 5 Abs. 4 NachwV). Der Begleitschein dokumentiert anschließend jeden einzelnen Transport: Der Erzeuger füllt ihn spätestens bei Übergabe aus, der Beförderer spätestens bei Übernahme, der Entsorger unverzüglich nach Annahme (§ 11 NachwV). Binnen zehn Kalendertagen nach der Annahme gehen die Ausfertigungen an Behörde, Beförderer und Erzeuger. Bei Sammelentsorgung kleiner Mengen tritt der Übernahmeschein an diese Stelle (§ 12 NachwV), ergänzt um den Sammelentsorgungsnachweis nach § 9 NachwV.
Unterschrieben wird mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unter Angabe des Unterzeichnenden in Klarschrift (§ 19 Abs. 1 NachwV). Praktisch stehen dafür Signaturkarte mit Lesegerät oder Fernsignatur zur Verfügung, beide nach den eIDAS-Anforderungen. Der Datenaustausch mit den Behörden läuft bundesweit über die Zentrale Koordinierungsstelle der Länder (ZKS-Abfall), bei der sich jeder Beteiligte registriert und ein Postfach erhält. Für die Anbindung gibt es drei Wege: ein Providerportal, eigene Software mit der Schnittstelle nach Anlage 3 NachwV oder das Länder-eANV-Portal. Parallel dazu läuft die Registerpflicht. Erzeuger, Einsammler, Beförderer, Händler, Makler und Entsorger führen Register (§ 23 NachwV, § 49 KrWG), bei Entsorgern auch für nicht gefährliche Abfälle. Belege sind spätestens zehn Kalendertage nach Erhalt einzustellen (§ 24 NachwV) und drei Jahre ab Einstellungsdatum aufzubewahren (§ 25 Abs. 1 NachwV).
Fällt das Kommunikationssystem aus, sieht § 22 NachwV einen geordneten Rückfall vor: Der Begleitschein wird durch einen Quittungsbeleg ersetzt, die Störung ist den übrigen Beteiligten und der Behörde unverzüglich anzuzeigen, und innerhalb von zehn Kalendertagen nach Behebung sind die Daten elektronisch nachzureichen. Bei wiederholten Störungen kann die Behörde eine Prüfung durch Sachverständige oder den parallelen Betrieb mit Formblättern anordnen. Im Fahrzeug bleiben Unterlagen Pflicht: Bei Sammelentsorgung führt der Einsammler seine Ausfertigung des Übernahmescheins während der Beförderung mit (§ 12 NachwV), bei nicht nachweispflichtigen gefährlichen Abfällen gelten die Angaben nach § 16b NachwV. Verstöße gegen Vorgaben der Nachweisverordnung sind Ordnungswidrigkeiten nach § 29 NachwV in Verbindung mit § 69 Abs. 2 Nr. 15 KrWG und können mit einer Geldbuße bis zu 10.000 Euro geahndet werden (Stand: September 2026).
Prüfen Sie zuerst, ob die Software das eANV selbst abbildet oder die Vorgänge nur an ein separates Providerportal übergibt. Fragen Sie nach der Schnittstelle gemäß Anlage 3 NachwV, nach den unterstützten Rollen (Erzeuger, Einsammler, Beförderer, Entsorger) und danach, ob Signaturkarte und Fernsignatur nutzbar sind, inklusive Stapelsignatur bei vielen Begleitscheinen pro Tag und Signatur vom mobilen Gerät im Fahrzeug. Für Containerdienste zählt zusätzlich, ob Übernahmescheine für die Sammelentsorgung direkt miterzeugt werden und ob Begleitschein, Auftrag, Wiegeschein und Rechnung auf demselben Vorgang liegen. Nützlich sind Rest- und Ablaufüberwachung für Entsorgungsnachweise wegen der Geltungsdauer von höchstens fünf Jahren, Fristenwarnungen für die Zehn-Tage-Vorgaben aus §§ 11, 22 und 24 NachwV, eine dreijährige Registerführung mit Exportfunktion für Behördenanfragen sowie ein dokumentierter Ablauf für Quittungsbelege bei Systemstörungen. Lassen Sie sich Signaturzertifikate, Postfachanbindung und mengenabhängige Gebühren getrennt vom Softwarepreis ausweisen.
Grundlage sind das Kreislaufwirtschaftsgesetz (KrWG) und die Nachweisverordnung (NachwV) in der geltenden Fassung, insbesondere §§ 2, 5, 9 bis 12, 16, 16b, 17 bis 22 und 23 bis 25 NachwV sowie §§ 49, 51 und 69 KrWG, ergänzt um die 2025 überarbeitete Vollzugshilfe LAGA M 27; Rechtsstand dieses Eintrags: September 2026, ersetzt keine rechtliche Prüfung im Einzelfall.