Die Pflicht folgt aus § 50 Absatz 1 KrWG und wird durch die Nachweisverordnung (NachwV) ausgestaltet. Sie trifft Erzeuger, Besitzer, Sammler, Beförderer und Entsorger gefährlicher Abfälle. Gefährlich ist ein Abfall, dessen Abfallschlüssel im Verzeichnis der Abfallverzeichnis-Verordnung mit einem Sternchen gekennzeichnet ist. Im Containergeschäft betrifft das typischerweise teerhaltige Dachpappe, asbesthaltige Baustoffe, kontaminierten Boden, Altöl sowie Farb- und Lackreste. Baumischabfall, Bauschutt und Sperrmüll sind in der Regel nicht gefährlich und lösen die Nachweispflicht nicht aus; für nicht gefährliche Abfälle kann die zuständige Behörde die Nachweisführung nach § 51 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 KrWG anordnen. Erzeuger, bei denen jährlich insgesamt höchstens zwei Tonnen gefährlicher Abfälle anfallen, sind nach § 2 Absatz 2 NachwV als Kleinmengenerzeuger ausgenommen. Die Pflicht zur Führung von Übernahmescheinen bleibt für sie bestehen.
Der Entsorgungsnachweis setzt sich nach § 3 Absatz 1 NachwV zusammen aus dem Deckblatt Entsorgungsnachweise (DEN), der verantwortlichen Erklärung des Abfallerzeugers einschließlich Deklarationsanalyse (VE) und der Annahmeerklärung des Entsorgers (AE). Beide Erklärungen zusammen heißen Nachweiserklärungen. Hinzu kommt die behördliche Bestätigung, soweit keine Freistellung nach § 7 NachwV vorliegt. Der Erzeuger füllt DEN und VE aus und leitet sie dem Entsorger zu; dieser ergänzt die AE und übersendet die Unterlagen der für die Anlage zuständigen Behörde. Die Behörde bestätigt den Eingang binnen zwölf Kalendertagen (§ 4 NachwV) und entscheidet binnen 30 Kalendertagen über die Zulässigkeit (§ 5 Absatz 1). Bleibt die Entscheidung aus, gilt die Bestätigung als erteilt (§ 5 Absatz 5). Sie gilt längstens fünf Jahre. Freigestellt von der Bestätigungspflicht sind unter anderem zertifizierte Entsorgungsfachbetriebe und EMAS-registrierte Standorte.
Fallen bei einem Erzeuger am jeweiligen Standort höchstens 20 Tonnen je Abfallschlüssel und Kalenderjahr an, kann der Einsammler statt einzelner Entsorgungsnachweise einen Sammelentsorgungsnachweis nach § 9 NachwV führen. Voraussetzung sind außerdem derselbe Abfallschlüssel, derselbe Entsorgungsweg und eine Zusammensetzung, die den im Nachweis genannten Maßgaben für die Sammelcharge entspricht. Für Altöle und Althölzer gelten nach § 9 Absatz 2 eigene Regeln nach Sammel- beziehungsweise Altholzkategorie. Der Sammelentsorgungsnachweis ist nicht übertragbar (§ 9 Absatz 6). Die Übernahme beim einzelnen Kunden wird über den Übernahmeschein dokumentiert, der aus zwei Ausfertigungen besteht, je einer für das Register des Erzeugers und des Einsammlers (§ 12 NachwV). Kleinmengenerzeuger führen ihren Nachweis allein über den Übernahmeschein (§ 16 NachwV). Für die Sammelladung selbst führt der Einsammler zusätzlich Begleitscheine und trägt darin die Nummern der Übernahmescheine ein (§ 13 NachwV).
Der Entsorgungsnachweis belegt die Zulässigkeit im Voraus. Den tatsächlichen Verbleib jeder einzelnen Fuhre belegt der Begleitschein nach § 10 NachwV, der aus sechs farbig gekennzeichneten Ausfertigungen besteht; der Entsorger verteilt die Ausfertigungen für Behörde, Beförderer und Erzeuger spätestens zehn Kalendertage nach Annahme der Abfälle (§ 11 Absatz 3). Beide Belege gehören ins Register, dessen Inhalte drei Jahre ab Einstellung aufzubewahren sind (§ 25 Absatz 1 NachwV). Für gefährliche Abfälle ist die elektronische Nachweisführung seit dem 1. April 2010 verbindlich: strukturierte Nachrichten über die Zentrale Koordinierungsstelle ZKS-Abfall, versehen mit qualifizierter elektronischer Signatur (§§ 17 bis 19 NachwV). Übernahmescheine dürfen nach § 21 NachwV weiterhin auf Formblatt geführt werden.
Wer gefährliche Abfälle transportiert oder einsammelt, sollte bei der Softwareauswahl zuerst klären, ob das eANV im System selbst abgebildet ist oder über ein angebundenes Fremdsystem läuft, und wie die qualifizierte elektronische Signatur organisiert wird (Signaturkarte je Fahrer, Fernsignatur, Sammelsignatur für Begleitscheine). Praxisrelevant sind außerdem eine Verwaltung der Nachweisnummern mit Restlaufzeit und Vorwarnung vor Ablauf der Fünfjahresfrist, eine mitlaufende Mengenüberwachung gegen die 20-Tonnen-Grenze je Kunde, Abfallschlüssel und Kalenderjahr, die Erfassung des Übernahmescheins direkt am Fahrzeug mit automatischer Übernahme der Nummern in den Begleitschein sowie eine Registerführung, die die Dreijahresfrist einhält und einen Behördenexport erlaubt. Klären Sie zusätzlich, wie das System die Rückfallebene bei Störung des Kommunikationssystems nach § 22 NachwV abbildet und ob Auftrag, Container, Wiegeschein und Nachweisnummer verknüpft bleiben, damit Abrechnung und Nachweisführung nicht auseinanderlaufen.
Rechtsstand geprüft im September 2026 anhand von § 50, § 51 und § 69 des Kreislaufwirtschaftsgesetzes sowie der Nachweisverordnung vom 20. Oktober 2006, zuletzt geändert durch Artikel 5 der Verordnung vom 28. April 2022 (BGBl. I S. 700); der Bußgeldrahmen für Verstöße gegen die Nachweisführung liegt nach § 69 Absatz 2 Nummer 12 in Verbindung mit Absatz 3 KrWG bei bis zu 10.000 Euro, ersetzt aber keine rechtliche Prüfung im Einzelfall.