§ 17 Abs. 1 NachwV verpflichtet die zur Nachweisführung über gefährliche Abfälle Verpflichteten und die zuständigen Behörden, die erforderlichen Erklärungen, Bestätigungen und Entscheidungen elektronisch zu übermitteln und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen. § 19 Abs. 1 NachwV verlangt zusätzlich die Angabe des Unterzeichnenden in Klarschrift. Was als qualifiziert gilt, bestimmt Art. 3 Nr. 12 der eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014: eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erzeugt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat beruht. Art. 25 Abs. 2 eIDAS-VO stellt diese Signatur der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleich. Darin liegt ihre Funktion im eANV: Sie tritt an die Stelle der Unterschrift, die das Papierverfahren auf dem Begleitschein verlangte, und macht die Zuordnung eines Dokuments zu einer bestimmten Person nachprüfbar. Für Abfallerzeuger und Beförderer greift die Signaturpflicht seit dem Ende der letzten Übergangsfrist am 1. Februar 2011.
Voraussetzung ist ein qualifiziertes Zertifikat von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter. Vor der Ausgabe steht eine Identitätsprüfung der Person, die später signiert. Die Bundesnetzagentur beaufsichtigt die deutschen Anbieter nach dem Vertrauensdienstegesetz und führt die deutsche Vertrauensliste, über die sich der Status eines Anbieters prüfen lässt. Für die Signaturerstellung nennt das Bundesumweltministerium zwei Wege: die lokale Signatur mit Signaturkarte und Chipkartenlesegerät oder die Fernsignatur, bei der der Vertrauensdiensteanbieter die Signatur erzeugt und sich der Auftraggeber etwa per Smartphone authentisiert. Karten, die nur fortgeschrittene Signaturen erzeugen, genügen nicht. Ein Zertifikat ist immer an eine bestimmte Person gebunden, jeder Signaturberechtigte im Betrieb benötigt also ein eigenes.
Am elektronischen Begleitschein hängen mindestens drei Signaturen. Der Abfallerzeuger füllt seinen Teil aus und zeichnet spätestens bei der Übergabe, der Beförderer bei der Übernahme, der Entsorger unverzüglich nach Annahme der Abfälle zur ordnungsgemäßen Entsorgung (§ 11 NachwV). Die zeitliche Abfolge der Signaturen richtet sich nach den Vorgaben für das Papierverfahren und muss eingehalten werden. § 19 Abs. 2 NachwV lässt eine Abweichung zu: Der Beförderer darf nach Übernahme der Abfälle und vor der Übergabe an den Entsorger signieren, wenn das zwischen den Beteiligten schriftlich vereinbart ist und die zuständige Behörde davon Kenntnis erlangen kann. Praktisch erlaubt das, die Begleitscheine einer Tour gebündelt am Tagesende zu zeichnen. Der Entsorger übermittelt die für die Behörde bestimmten Ausfertigungen innerhalb von zehn Kalendertagen (§ 11 NachwV).
§ 21 NachwV nimmt die Übernahmescheine nach §§ 12 und 16 NachwV aus. Sie dürfen weiterhin auf den Formblättern der Anlage 1 geführt werden, betroffen sind also Sammelentsorgung und Kleinmengen. Als Kleinmengenerzeuger gilt nach § 2 Abs. 2 NachwV, bei wem insgesamt nicht mehr als zwei Tonnen gefährliche Abfälle jährlich anfallen; diese Erzeuger sind von der Nachweispflicht nach § 2 Abs. 1 Nr. 1 ausgenommen, die Pflicht zum Übernahmeschein bleibt bestehen. Fällt das Kommunikationssystem aus, erlaubt § 22 NachwV vorübergehend Formblätter oder Quittungsbelege. Wer die Störung feststellt, hat die übrigen Beteiligten und die Behörde zu unterrichten. Nach Behebung sind die Daten binnen zehn Kalendertagen elektronisch nachzureichen. Bei häufigen oder länger andauernden Störungen kann die Behörde Maßnahmen anordnen, bis hin zur parallelen Führung in Papierform.
Prüfen Sie zuerst, welches Signaturverfahren die Software unterstützt. Kartengebundene Signatur bindet jeden Vorgang an Kartenleser und Arbeitsplatz; Fernsignatur über Browser oder Smartphone setzt voraus, dass die Software einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter angebunden hat. Klären Sie, wie viele Signaturberechtigte in der Lizenz enthalten sind und was jeder weitere kostet: Zertifikate sind personengebunden, und Urlaub, Krankheit sowie Schichtbetrieb erfordern Vertretungen. Bei Sammelsignatur mehrerer Begleitscheine in einem Vorgang ist zu prüfen, ob die vorgeschriebene Signaturreihenfolge eingehalten wird und ob die Abweichung nach § 19 Abs. 2 NachwV abbildbar ist. Weitere Kriterien: automatische Prüfung eingehender Signaturen mit ablegbarem Prüfprotokoll, Erinnerung vor Ablauf eines Zertifikats, Registerführung über die Aufbewahrungsfristen der §§ 24 und 25 NachwV hinweg, ein dokumentiertes Ausfallverfahren nach § 22 NachwV samt Nachreichfunktion sowie die bestätigte Anbindung an die ZKS-Abfall über die Datenschnittstelle nach Anlage 3 NachwV. Wer überwiegend Sammelentsorgung oder Kleinmengen abwickelt, sollte zusätzlich prüfen, ob das System Übernahmescheine ohne Signaturzwang sauber abbildet.
Rechtsgrundlagen sind §§ 2, 11, 17, 19, 21, 22 sowie §§ 24, 25 NachwV und Art. 3 Nr. 12 sowie Art. 25 der eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014, ergänzt um die eANV-FAQ des Bundesumweltministeriums zu Signatur und technischen Voraussetzungen und die deutsche Vertrauensliste der Bundesnetzagentur nach dem Vertrauensdienstegesetz; Stand: September 2026.