Registerpflichtig sind nach § 23 NachwV Erzeuger, Einsammler, Beförderer, Händler, Makler und Entsorger von Abfällen, soweit sich die Pflicht aus § 49 KrWG oder aus einer behördlichen Anordnung nach § 51 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 KrWG ergibt. § 49 Absatz 1 KrWG trifft jeden Betreiber einer Anlage oder eines Unternehmens, das Abfälle in einem Verfahren nach Anlage 1 oder Anlage 2 KrWG entsorgt, also auch Umschlag-, Sortier- und Behandlungsanlagen für nicht gefährliche Abfälle. § 49 Absatz 3 KrWG erweitert die Pflicht bei gefährlichen Abfällen auf Erzeuger, Besitzer, Sammler, Beförderer, Händler und Makler. Ein Containerdienst, der gefährliche Abfälle befördert oder einsammelt, ist damit auch ohne eigene Anlage registerpflichtig. Private Haushaltungen nimmt § 49 Absatz 6 KrWG aus.
§ 24 NachwV verlangt ein sachlich und zeitlich geordnetes Register mit vollständigen Belegen in der jeweils aktuellen Fassung. Bei nachweispflichtigen Abfällen bestehen die Belege aus den für den jeweiligen Beteiligten bestimmten Ausfertigungen der Begleitscheine; sie sind innerhalb von zehn Kalendertagen nach Eingang dem zugehörigen Entsorgungs- oder Sammelentsorgungsnachweis zuzuordnen. Bei Kleinmengen gefährlicher Abfälle, also bis zu zwei Tonnen je Erzeuger und Jahr nach § 2 Absatz 2 NachwV, treten Übernahmescheine an diese Stelle, getrennt nach Abfallarten und zeitlich geordnet. Für nicht nachweispflichtige Abfälle führen Entsorger, Erzeuger und Beförderer je Abfallart ein eigenes Verzeichnis mit Abfallschlüssel nach AVV, Firma, Anschrift sowie, soweit vorhanden, Erzeuger-, Beförderer- oder Entsorgernummer. Jede Charge wird mit Menge und Datum eingetragen, bei Annahme oder Abgabe zusätzlich mit der abgebenden oder übernehmenden Person.
Register über nachweispflichtige Abfälle sind elektronisch zu führen, soweit für die einzustellenden Nachweise die elektronische Nachweisführung zwingend vorgeschrieben ist (§ 25 Absatz 2 NachwV). Für gefährliche Abfälle gilt das elektronische Abfallnachweisverfahren seit dem 1. April 2010, die qualifizierte elektronische Signatur ersetzt seit dem 1. Februar 2011 die handschriftliche Unterschrift. In allen übrigen Fällen ist die elektronische Führung zulässig, aber nicht verpflichtend. Belege und Angaben bleiben nach § 25 Absatz 1 NachwV drei Jahre ab dem Datum ihrer Einstellung im Register; der Zulassungsbescheid einer Entsorgungsanlage kann eine längere Dauer bestimmen. § 49 Absatz 5 KrWG nennt als gesetzliche Mindestfristen drei Jahre für Erzeuger, Besitzer, Händler, Makler und Entsorger sowie zwölf Monate für Beförderer.
Register werden nicht routinemäßig eingereicht. Nach § 49 Absatz 4 KrWG sind sie auf Verlangen der zuständigen Behörde vorzulegen oder Angaben daraus mitzuteilen. § 26 NachwV erlaubt der Behörde zweierlei: die Anordnung weiterer zu registrierender Angaben bei nicht gefährlichen Abfällen und die widerrufliche Freistellung von der Nachweis- oder Registerführung, soweit das Wohl der Allgemeinheit nicht beeinträchtigt wird. Verstöße sind Ordnungswidrigkeiten. § 69 Absatz 2 KrWG erfasst das nicht richtige, nicht vollständige oder nicht rechtzeitige Führen des Registers, fehlende Angaben, die verspätete Vorlage und die zu kurze Aufbewahrung. Der Bußgeldrahmen beträgt für diese Tatbestände bis zu 10.000 Euro (Stand: September 2026).
Für die Softwareauswahl zählt, ob das Register als Nebenprodukt des Tagesgeschäfts entsteht oder separat gepflegt werden muss. Prüfenswert ist erstens die Anbindung an das eANV über die ZKS-Abfall und die Frage, wie qualifiziert signiert wird, per Signaturkarte, per Fernsignatur oder über einen Provider. Zweitens die automatische Zuordnung eingehender Begleitscheine zum passenden Entsorgungs- oder Sammelentsorgungsnachweis samt Überwachung der Zehn-Tage-Frist, idealerweise mit Wiedervorlage bei fehlender Rückausfertigung des Entsorgers. Drittens die Behandlung von Übernahmescheinen bei Sammelentsorgung und Kleinmengen. Viertens die Verzeichnisse für nicht nachweispflichtige Abfälle je Abfallart, Anfallstelle und Anlage, gespeist aus Auftrag, Tour und Wiegeschein, damit Mengen nicht doppelt erfasst werden. Fünftens gepflegte AVV-Stammdaten sowie hinterlegte Erzeuger-, Beförderer- und Entsorgernummern. Sechstens eine Aufbewahrung, die drei Jahre unverändert vorhält und längere Fristen aus dem Zulassungsbescheid abbilden kann. Siebtens ein Registerauszug auf Knopfdruck, gefiltert nach Zeitraum, Abfallschlüssel und Standort, in einem Format, das sich der Behörde übergeben lässt. Achtens ein vollständiger Datenexport für den Fall eines Anbieterwechsels, da die Aufbewahrungspflicht den Softwarevertrag überdauert. Wer mehrere Standorte oder Firmierungen betreibt, sollte zusätzlich auf Mandantenfähigkeit und getrennte Nummernkreise achten.
Rechtsgrundlagen sind § 49 KrWG und §§ 2, 23 bis 26 NachwV in der auf gesetze-im-internet.de veröffentlichten Fassung sowie der Bußgeldrahmen aus § 69 Absatz 2 und 3 KrWG; Angaben zum eANV nach Auskunft des Bundesumweltministeriums, geprüft am 6. September 2026.