Zwei Konstellationen lösen die Pflicht aus. Erstens die Sammelentsorgung: Führt ein Einsammler nach § 9 NachwV einen Sammelentsorgungsnachweis, weil die eingesammelten Abfälle denselben Abfallschlüssel und denselben Entsorgungsweg haben und beim einzelnen Erzeuger am jeweiligen Standort 20 Tonnen je Abfallschlüssel und Kalenderjahr nicht überschritten werden, wird der Nachweis über die durchgeführte Entsorgung mit Übernahmescheinen und Begleitscheinen geführt (§ 12 Abs. 1 NachwV). Zweitens die Kleinmenge: Erzeuger, bei denen jährlich höchstens zwei Tonnen gefährlicher Abfälle anfallen, sind nach § 2 Abs. 2 NachwV von der Nachweispflicht ausgenommen, die Pflicht zur Führung von Übernahmescheinen nach § 16 NachwV bleibt bestehen. Von Wiege- und Lieferscheinen ist der Übernahmeschein zu trennen.
Der Übernahmeschein besteht aus zwei Ausfertigungen (§ 12 Abs. 2 NachwV). Ausfertigung 1 ist Beleg für das Register des Abfallerzeugers, Ausfertigung 2 für das Register des Einsammlers. Beide Beteiligten füllen den Schein spätestens bei der Übernahme der Abfälle aus. Der Einsammler übergibt Ausfertigung 1 vor Ort an den Erzeuger, führt Ausfertigung 2 während der Beförderung mit, legt sie den zur Überwachung Befugten auf Verlangen vor und stellt sie nach Übergabe der Abfälle an den Entsorger zusammen mit Ausfertigung 4 des Begleitscheins in sein Register ein (§ 12 Abs. 4 NachwV). Vor Übergabe der Sammelladung trägt der Einsammler die Nummern aller Übernahmescheine in das Mehrzweckfeld „Frei für Vermerke“ des Begleitscheins ein (§ 13 Abs. 1 NachwV). Bei elektronischer Führung stammt die Nummer aus dem von den Ländern betriebenen System (§ 28 Abs. 4 NachwV).
§ 17 NachwV verlangt für nachweispflichtige gefährliche Abfälle grundsätzlich die elektronische Nachweisführung mit qualifizierter elektronischer Signatur. § 21 NachwV nimmt die Übernahmescheine nach §§ 12 und 16 davon aus: Sie dürfen weiterhin auf den Formblättern der Anlage 1 ausgefüllt werden. Diese Ausnahme betrifft allein den Beleg selbst. Für das Register gilt § 25 Abs. 3 NachwV: Die vom Einsammler einzustellenden Ausfertigungen des Übernahmescheins sind auch dann elektronisch zu führen, wenn der Schein nach § 21 auf Papier ausgefüllt wurde.
Der Einsammler ordnet die für ihn bestimmten Ausfertigungen der Übernahmescheine spätestens zehn Kalendertage nach Erhalt den jeweiligen Begleitscheinen in zeitlicher Reihenfolge zu (§ 24 Abs. 2 Nr. 2 NachwV). Erzeuger von Kleinmengen, Erzeuger, die gefährliche Abfälle einem Einsammler übergeben, sowie Entsorger, die Kleinmengen annehmen, heften ihre Ausfertigungen ebenfalls binnen zehn Kalendertagen nach Abfallarten getrennt und zeitlich geordnet ab (§ 24 Abs. 3 NachwV). Die Belege bleiben drei Jahre ab dem Datum ihrer Einstellung im Register (§ 25 Abs. 1 NachwV); der Zulassungsbescheid einer Entsorgungsanlage kann eine längere Dauer bestimmen. Wer Ausfertigung 2 während der Beförderung nicht mitführt oder auf Verlangen nicht vorlegt, handelt ordnungswidrig (§ 29 Nr. 2 NachwV in Verbindung mit § 69 Abs. 2 Nr. 15 KrWG). Der Bußgeldrahmen liegt bei bis zu 10.000 Euro (§ 69 Abs. 3 KrWG, Stand September 2026).
Für einen Einsammler oder Containerdienst, der unter Sammelentsorgungsnachweis fährt, sind bei der Softwareauswahl drei Punkte entscheidend. Erstens die Belegerzeugung an der Übergabestelle: mobile Erfassung auf dem Fahrzeug, Nummernvergabe aus dem eANV-Nummernvorrat und automatische Übernahme der Übernahmescheinnummern in das Mehrzweckfeld des zugehörigen Begleitscheins. Zweitens eine Registerfunktion, die einen auf Papier ausgefüllten Schein per Scan oder Nacherfassung innerhalb der Zehn-Tage-Frist elektronisch einstellt, die Zuordnung zu Begleitschein und Sammelentsorgungsnachweis herstellt und die Drei-Jahres-Aufbewahrung überwacht. Drittens eine mitlaufende Mengenkontrolle je Erzeuger, Standort, Abfallschlüssel und Kalenderjahr, damit die 20-Tonnen-Grenze des Sammelentsorgungsnachweises und die Zwei-Tonnen-Kleinmengengrenze nicht unbemerkt überschritten werden. Prüfen Sie zusätzlich, ob Altöl- und Altholzsammlungen mit prägendem Abfallschlüssel und den tatsächlich übernommenen Einzelschlüsseln abgebildet werden, ob eine Anbindung an die ZKS-Abfall oder einen eANV-Provider besteht und ob sich das Register auf behördliche Anforderung vollständig exportieren lässt. Fragen Sie im Auswahlgespräch ausdrücklich nach der Belegart UNS.
Rechtsgrundlagen sind die Nachweisverordnung (NachwV), insbesondere §§ 2, 9, 10, 12, 13, 16, 21, 24, 25, 28 und 29, sowie § 69 KrWG, abgerufen über gesetze-im-internet.de; Rechtsstand September 2026, ersetzt keine rechtliche Prüfung im Einzelfall.