Die Zentrale Koordinierungsstelle Abfall, kurz ZKS-Abfall, ist eine gemeinsame technische Einrichtung der Bundesländer für das elektronische Abfallnachweisverfahren. Ihre Aufgabe ist die Vermittlung: Sie sorgt dafür, dass Nachweisdokumente zwischen Erzeugern, Beförderern, Entsorgern und den zuständigen Behörden auch bei länderübergreifender Entsorgung ankommen. Rechtsgrundlage ist § 20 NachwV, der die Länder verpflichtet, die elektronische Nachweisführung durch gemeinsame IT-Systeme sicherzustellen und die Dokumente jederzeit vermittelbar und verschlüsselbar zu halten, ohne sie dauerhaft zu speichern. Die ZKS-Abfall besteht aus drei Bestandteilen: dem Web-Portal mit der Registrierung, der Virtuellen Poststelle (VPS) für den Nachrichtentransport und dem Länder-eANV, einer kostenfreien Browseroberfläche zum Erstellen, Signieren und Versenden der Belege. Getragen wird sie von der Länderarbeitsgemeinschaft GADSYS (Gemeinsame Abfall-DV-Systeme).
Für nachweispflichtige Abfälle ist die elektronische Nachweisführung seit dem 1. April 2010 verbindlich (§ 17 NachwV). Nachweispflichtig sind nach § 2 NachwV Erzeuger, Beförderer und Entsorger gefährlicher Abfälle, bei nicht gefährlichen Abfällen nur auf behördliche Anordnung. Befreit sind Erzeuger, bei denen jährlich nicht mehr als zwei Tonnen gefährlicher Abfälle anfallen (Kleinmengen); für sie tritt der Übernahmeschein nach § 16 NachwV an die Stelle des Nachweises. Wer teilnimmt, registriert sich im Web-Portal der ZKS-Abfall und richtet dort ein Postfach ein oder nutzt das Postfach eines Providers. Registriert werden alle Betriebsstätten und alle Rollen, in denen der Betrieb auftritt, also etwa Erzeuger, Beförderer, Entsorger, Sammler, Händler, Makler oder Bevollmächtigter. Ein Bevollmächtigter, der für Kunden zeichnet, muss selbst als solcher registriert sein.
Der Begleitschein entsteht im System des Erzeugers oder seines Dienstleisters, wird qualifiziert elektronisch signiert und über die Poststelle an die nächste Station weitergereicht. § 19 NachwV verlangt eine qualifizierte elektronische Signatur unter Angabe des Unterzeichnenden in Klarschrift; Beförderer und Entsorger signieren zu den jeweils vorgesehenen Zeitpunkten, eine nachträgliche Signatur des Begleitscheins ist nur bei schriftlicher Vereinbarung zulässig. Erzeuger-, Beförderer- und Entsorgernummern vergeben die zuständigen Behörden nach § 28 NachwV; die Begleitschein- und Übernahmescheinnummern für elektronische Vorgänge stellt das System der Länder bereit. Während des Transports müssen die Angaben aus Begleit- und Übernahmeschein einschließlich Firmenname und Anschrift des Entsorgers mitgeführt und Kontrollpersonen zugänglich sein; elektronische Bereitstellung durch den Beförderer genügt, zusätzliche Begleitpapiere sind dann entbehrlich (§ 18 Abs. 2 NachwV). Für Ausfälle der Kommunikation regelt § 22 NachwV den Störungsfall.
Die ZKS-Abfall ist kein zentrales Archiv. Die durchlaufenden Dokumente werden nicht dauerhaft gespeichert; § 20 Abs. 1 NachwV schreibt die Übertragung ohne Dauerspeicherung ausdrücklich vor. Die Registerführung bleibt beim Betrieb: Registerpflichtige nach § 23 NachwV haben die Belege drei Jahre ab dem Datum ihrer Einstellung in das Register aufzubewahren und auf Verlangen vollständig vorzulegen (§ 25 NachwV). Die Zulassung einer Entsorgungsanlage kann längere Fristen vorsehen. Wird der Nachweis elektronisch geführt, ist auch das zugehörige Register elektronisch zu führen, mit dauerhafter und geordneter Speicherung der aktuellen Belegversionen. Eine Ausnahme betrifft Übernahmescheine nach §§ 12 und 16: Sie dürfen nach § 21 NachwV weiterhin auf den Formblättern der Anlage 1 geführt werden, die übrigen elektronischen Pflichten bleiben davon unberührt. Wer nur die Poststelle nutzt und seine Belege nicht selbst geordnet vorhält, erfüllt die Registerpflicht nicht.
Entscheidend bei der Softwareauswahl ist, wie tief die eANV-Anbindung reicht. In der Praxis finden sich drei Varianten: gar keine Anbindung, sodass Begleitscheine im kostenfreien Länder-eANV zusätzlich erfasst werden; Anbindung über das Postfach eines Providers; und eine eigene VPS-Anbindung direkt aus der Branchenlösung. Wer regelmäßig Container mit gefährlichen Abfällen bewegt, sollte prüfen, ob Begleitscheine ohne erneutes Abtippen aus Auftrag und Tour entstehen, ob mehrere Betriebsstätten und Rollen mit ihren behördlichen Kennnummern sauber getrennt verwaltet werden, ob der Betrieb als Bevollmächtigter für Kunden zeichnen kann und wie signiert wird, einzeln am Kartenleser oder als Stapelsignatur. Ebenso wichtig ist die Registerseite, weil die Aufbewahrung beim Betrieb liegt: Das System sollte signierte Belege vollständig und geordnet über die Dreijahresfrist vorhalten, sie auf Behördenverlangen exportierbar machen, Übernahmescheine auch aus dem Fahrzeug heraus erfassen und die Mitführung der Begleitscheinangaben auf der Tour abdecken. Lassen Sie sich die Kostenstruktur je Postfach, Beleg und Signatur sowie den Umgang mit auslaufenden Postfachzertifikaten schriftlich bestätigen.
Grundlage sind die Nachweisverordnung (NachwV) in der geltenden Fassung, insbesondere §§ 2, 16, 17 bis 22, 23, 25 und 28, sowie die Erläuterungen der ZKS-Abfall (GADSYS) und die eANV-FAQ des Bundesumweltministeriums; Stand: September 2026, Angaben ohne Gewähr und ohne Ersatz einer Prüfung im Einzelfall.